GOOGLE ADS
廣告贊助輪播

這 12 個手機 Office 技巧,讓你做事永遠快人一步

上一篇主題 下一篇主題 向下

這 12 個手機 Office 技巧,讓你做事永遠快人一步

發表 由 Admin 于 周三 3月 01, 2017 5:07 pm

大多數的工作/學習都離不開各種 Word、Excel、PowerPoint 文檔。
微軟出品的 Office 全套軟件是不少人在 PC 時代的裝機必備。而在這個移動時代,大家都在用手機聊工作,郵件、聊天工具上的文檔也是一個接著一個。這不僅要求我們學會如何「移動辦公」,也要求我們的手機——應該擁有處理文檔的能力。
今天 ApPSo(微信號 appsolution)要給大家分享的,是 12 個誰都能學會的手機 Office 實用技巧。
首先需要說明,這裡指的 Office 是微軟出品的 Microsoft Office,本文提到的主要有 5 款 app:Word, Excel, PowerPoint, OneNote 和 Outlook。此外這個系列還有我們曾經介紹過的 Office Lens 和 Skype 等等,但不在本文討論之列。




另外,Android 以及 iOS 版 Office 都可以免費使用核心功能,你無需擔心花錢的問題。


Word:文字工作者的掌上必備
Microsoft Word 是微軟出品的全功能文字處理軟件。它能讓你創建和編輯排版豐富的文檔,輕鬆添加圖片、表格等圖文信息,是碼字愛好者的必備單品。
完美兼容性:跟「打不開」和「格式錯亂」說再見
如果你在手機上,突然收到一份重要文件。這個時候你最怕的一件事是什麼?
打不開、格式錯亂、顯示亂碼…… 要是有重要數據搞錯了地方,那真不是道個歉就能搞定的失誤。
用 Microsoft Word 可以最大程度地避免這些問題,因為是微軟官方出品,兼容性並非第三方 app 可以相比。
你不僅可以用它來打開幾乎所有 doc/docx 文件,還能得到和電腦完全一致的排版,不會再莫名錯過一些重要信息。




如果你使用的是其他同類軟件,可能會遇到各種奇怪的狀況。比如 AppSo 的一位天才作家告訴我,用其他 app 打開自己的畢業論文會看不到公式,而用 Microsoft Word 就不會遇到這樣的問題。
閱讀模式:如翻看電子書般閱讀文檔
解決了「能看」的問題,第二件惱人的事情就是:電腦上做的文檔發到手機上看,字怎麼這麼小,看起來好麻煩……
其實只要你善用 Word 內置的「重排」功能(可以理解為「閱讀模式」),這根本就不是問題。
它能將文檔以適合手機閱讀的版式呈現,同時又不改變文檔原有的版式。效果怎樣?看下面這個對比圖就知道啦。




批註功能:其他人對文檔的意見,一目瞭然
有時候我們還需要在手機上做一些輕量的修改工作。
特別是對編輯和作者等職人來說,最少不了的事情就是「改稿」。
有不少人喜歡在微信、QQ 裡將文章的相應部分選中、截圖,然後把修改意見通過聊天工具發送。
信息極度碎片化容易干擾思路,最重要的是,時間再多也不能這麼浪費啊。
而手機版 Word 提供了完整的批註支持:它可以完整展示不同人的批註,他們對哪一部分有什麼修改意見,你在手機上就可以輕鬆看到。
你可以直接回覆批註,方便讓對方知道你的想法。每個批註都有獨立的窗口,因此絕對不會跟討論的其他問題混淆。
如果需要修改文稿也很簡單,除了最基礎的增刪文字,Word 還將常用的文字格式選項(比如加粗、斜體、下劃線、高亮、字號顏色等)放在了最容易操作的區域,你可以通過它們快速修改文字格式。




智能查找:不懂的馬上查,馬上懂
有不少資料(比如論文、文獻等等)也是用 Word 寫成,遇到陌生名詞的幾率非常高。如果是關鍵的名詞沒有搞懂,影響的是對整篇文章的理解。
這個時候就可以使用 Word 內置的「智能查找」功能,一鍵通過 Bing 搜索相應的關鍵詞,簡直是成人版的「哪裡不會點哪裡」。




便捷分享:可發送給微信好友
只要你不是在 Word 上寫日記,否則做好的文檔肯定都是要發給別人的。
Word 提供了附件和鏈接分享兩種形式。這裡著重說一下微軟為中國用戶新增的「發送給微信好友」的功能:在完成文檔的編輯後,你可以以 Word 或者 PDF 格式直接發送給微信好友,或者直接添加到微信收藏。


因為微信已經成為了許多人最傾向選擇的溝通渠道,因此我們覺得有必要跟大家介紹一下這個功能。




Excel:讓你的數據會說話
Microsoft Excel 是一款全能的電子表格工具。你可以用它的圖表、公式、篩選和排序等功能,在手機上就能查看和編輯電子表格,輕鬆處理關於數據的一切。
此外,Excel 更強大的地方在於將數據轉換為可視化圖表,助你洞察到數據背後的趨勢——用官方的話來說,就是「將數據轉化為洞察力」。
凍結窗格:手機看表格的福音
在手機上看表格,最痛苦的事情之一就是……屏幕太小了,數據太多了。
很多時候,你其實不需要表格里的所有數據,可能只是需要將某行或者某列表格固定住,方便數據的對照查看而已。
這個時候可以用很多 Excel 新手不知道的「凍結窗格」功能。
手機版 Excel 提供了「凍結首行」、「凍結首列」和「凍結窗格」三個選項,前兩個都比較好理解,第三個功能的意思是將所選窗格的上方和左側表格都凍結。
如果你需要使用到這個功能,可以點擊 app 頂部的第二個按鈕喚出功能選單,再切換到「視圖」,在底部即可找到「凍結窗格」。


調整後的效果是這樣的(以下為動圖):




公式展示:再複雜的都不怕


得益於微軟 Office 良好的兼容性,如果一份 Excel 文檔插入了複雜公式,你也可以在手機版 Excel 上看到。而如果使用其他類 Excel 應用打開,卻只能看到一片空白。




註:此特性同樣適用於 Word、PowerPoint。


OneNote:得力的數字筆記助手
Microsoft OneNote 就是你的隨身筆記本。不同的是,在紙質筆記本上你只能寫寫畫畫,OneNote 則幾乎沒有限制。除了基本的文字、塗鴉、圖片,你還可以添加視頻、音頻、鏈接等各種形式的內容……你可以在這裡蒐集一切,記錄一切。
OneNote 徽章:讓你隨時快速記錄
使用 OneNote 最重要的場景,就是快速記錄。
Android 版的 OneNote 提供了一個非常不錯的功能,那就是無論在手機哪個界面都懸浮著的「OneNote 徽章」。
大家都知道靈感稍縱即逝,這個徽章可以讓你無需打開 OneNote 就隨時記錄下想法。除了文字,它還可以讓你拍照記錄,在看書做摘抄的時候就非常實用。
如果懶得打字,OneNote 也內置了語音備忘錄的功能,你只要說話就可以輕鬆記錄。




利用 OneNote 收藏微信文章
如果你想要將平時在微信看到的優質文章保存到 OneNote,這裡也提供一個技巧。
關注微信公眾號「微軟雲筆記」(微信號msmyonenote)並綁定你的微軟賬號,之後遇到想要收藏的文章,只需要將其轉發到「微軟雲筆記」即可。之後打開 OneNote 即可看到你收藏的微信文章。
此外,你也可以直接給「微軟雲筆記」賬號發送文字、圖片或者語音消息,所有消息都會直接發送至你的 OneNote。





PowerPoint:時刻為下一場演講做好準備
Microsoft PowerPoint 是協助你做好演講、展示的得力工具。你可以通過它在手機上查看 PPT 文件,做輕量的編輯,甚至直接做出精美的演示幻燈片。無論你在哪裡,只要你手上有手機,就能利用碎片時間為下一場演講做好準備。


推薦使用微軟官方的 PowerPoint,是因為它對最新特性的兼容性是最好的。最好的兼容性意味著完整的還原,假設你需要在會場的路上再回顧一下自己做的 PPT,你肯定不希望自己看到的跟正式演講時有什麼不一樣。


舉個例子:一些在其他 app 裡展示不出來的效果(如「變形」切換),在 PowerPoint 裡就可以完整展現。不要小看這些細節,它們對演講的節奏把控至關重要。



(由於 GIF 限制,僅做簡單效果展示)



Outlook:強大又簡潔的革命性郵件 App
Microsoft Outlook 這款郵件 app 簡潔不花哨,也不會提供非常複雜的功能,就專注於幫你在移動端處理好電子郵件這件事。它的前身,是我們很久之前就給大家推薦過的 Acompli,後來被微軟以 2 億美元收購。註:微軟也提供了名為 Outlook 的郵箱服務,這個不在本文的討論之列。
文件視圖:再也不用找附件找到抓狂


不管在學校還是在職場,重要文件一般都是通過郵件來發送的。
而用 Outlook 查找郵件裡的文件真的非常簡單。它的「文件視圖」能將你各個郵箱及雲盤的文件都收歸一處,你再也不需要一封一封郵件地翻才能找到自己需要的文件。
在這個文件視圖裡內置了搜索功能,你只需要搜索關鍵字就能輕鬆找到自己的文件。




日曆功能:快速分享你有空的時間
當有人在郵件裡問「你什麼時候有空」,你會怎麼做?
在此之前,我總需要打開另一個日曆 app,看看自己的日程安排,再選一個空閒時間轉述成文字發給對方。
而 Outlook 內置了一個非常實用的功能:不僅能直接查看日曆,還支持快速分享自己的「空閒時間」。
你只需要在發郵件的時候,選擇右上角的「日曆」按鈕,選擇「發送空閒時間」即可看到自己的日程表,點擊空白區域即可選中自己的「空閒時間」,再點擊右上角的確定,Outlook 就會生成一個漂亮的空閒時間表供你直接發送。




速度很快,還能免梯子收發 Gmail
喜歡 Outlook 的第三大亮點,無論對誰都很重要。
我試用過很多電子郵箱客戶端,Outlook 的「快」給我留下了深刻印象。當你打開一封郵件,你並不需要花時間等待它加載完成。
另外有個小秘密:除了最初添加賬號需要梯子外,用 Outlook 收發 Gmail 郵件都可以全程免掛梯子。

寫在最後
有不少人跟我說過,他們不覺得手機可以成為一個生產力工具:「工作就應該到電腦上,手機辦公就是個笑話。」
而我想說,手機並不是要取代電腦辦公,而是扮演特定的的角色,應對特定的場景。對我們來說,找到合適的工具,再找到合適的方法和技巧才是最好的做法。
我們希望今天分享的這些技巧可以助你一臂之力,讓你成為一個更敏捷的行動辦公者。


圖文 : 設計源

Admin
Admin

文章數 : 148
注冊日期 : 2008-11-26

http://designbar.365luntan.org

回頂端 向下

上一篇主題 下一篇主題 回頂端


 
這個論壇的權限:
無法 在這個版面回復文章